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2009年1月 4日 (日)

事務局力を鍛える

七つ道具は、使えば使うほど、必ず上達する。そのための機会は、簡単に見つかるはずだ。

どんなに単純な打合せであっても、打合せの前(before)、間(during)、後(after)を意識して活動することができる。チームの定例ミーティングなどは、格好のターゲットだ。なぜなら、定例会議ほど、この前、間、後を意識して活動している人が少ないからだ。事務局を買って出れば、ほぼ確実にリーダーから感謝されるだろう。感謝されながら、同時に自分を鍛え、さらに目に見えない形で思い通りにチームをコントロールできるとは、一石三鳥だ。

【会議の前(before)】=ケアメール、アガペーモード の実践

事務局力の七つ道具(1): ケア(care)メールの実践
全参加者に個人的なコンタクトをとり、一人ひとりの考えを聞き、メモを取る。その上でアジェンダを作り、emailで全員に発信する。

事務局力の七つ道具(2): アガペー(神の愛)モード の実践
打合せの直前に、全メンバーの顔を眺め、「自分はこの人たちのために会議を仕切る」と想う。愛を込めて。

【会議の間(during)】=鍋奉行ホワイトボード、付箋ワークセッションの実践

事務局力の七つ道具(3): 鍋奉行ホワイトボード の実践
とにかくホワイトボードの前に座る。会議をコーディネートしながら、全員の満足をつねに考えながら発言を促す。会議の最中には、できるだけ一人ひとりの名前を挙げ、「誰々さんはこう考えていますよね」とケアメールの効果を発揮する。

事務局力の七つ道具(4): 付箋ワークセッション の実践
会議の中で、新しいアイデアが必要になったとき、七色の付箋とサインペンを取り出し、ワークセッションを提案する。例えば、課題のリストアップ、今後のアクション項目、改善アイデアなど、皆で出し合うことで効果が出そうな場面を見つけてほしい。通常の1時間の定例会議の中でも、3回くらいはそのチャンスがあるだろう。

【会議の後(after)】=内職プレゼンテーション、あとづけバイオグラフィーの実践

事務局力の七つ道具(5): 内職プレゼンテーション の実践
最初は、会議が終わってから、じっくり1枚プレゼンテーションを作ろう。それをメール送付するところから始めよう。毎回必ず1サマリーチャートを作って、その作成スピードをだんだん上げていく。15分くらいで作れるようになったら、会議の最後に内職で作って、終了間際にプレゼンしてみよう。

事務局力の七つ道具(7): あとづけバイオグラフィー の実践
会議が終わったらその日の内、遅くとも翌日には「議事メモ(速報)」を発信する。速報は事実ベースで出しておき、正式版(バイオグラフィー)には、事務局の視点で整理し直したストーリーを紡ぎ直す。結果、事務局の考える方向性に議論をコントロールすることも可能だ。

これらのことを意識すれば、事務局力を鍛える場は、一日に最低一回、多い人では一日二、三回はあることに気づくだろう。習慣化すれば、簡単なことだ。そうなると、それまですべての機会を見過ごし、無為に過ごしていた自分が恐ろしくなるに違いない。

そして最後の実践として、「事務局力の七つ道具(6): あこがれベンチマーキング」にトライしよう。これは定例会議と関連づけることは難しいので、あなたの属するチーム、あるいはプロジェクトのビジョンや目標を考えるという、半年に一度くらいのチャンスに、思い切って提案しよう。

三ヶ月間、これらの七つ道具を意識して実践すれば、あなたの事務局力は圧倒的に増すに違いない。

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