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2009年1月 3日 (土)

事務局力の七つ道具(5): 内職プレゼンテーション

ここからは、応用ツールだ。基本ツールのように意識するだけでは達成できない、ある程度のスキルや積み上げの必要なツールを三つ紹介する。これらの応用ツールは、使えば使うほどうまくなって、効果も上がるし、楽になる。では、最初の応用ツールから行こう。

【応用ツール】

事務局力の七つ道具(5)
内職プレゼンテーション

プレゼンテーションは、事務局が行使できる有力な伝達手段だ。しかし、会議の始めに、あらかじめ作り込んだプレゼンテーションをバシッと決めてはいけない。まったく何も伝わらないからだ。誰も事務局のプレゼンなど、聞きに来てはいない。皆、自分の話をしに来ているだけなのだ。

では、どうすればいいか? 答えは、事務局力の七つ道具(3)の鍋奉行ホワイトボードと同じロジックで、参加者の発言のサマリーとして「あなたの意見」を述べるのだ。つまり、会議の最後に、皆の発言のまとめを一枚のスライドにして、プレゼンテーションするのだ。その時、全員の意見がどう反映しているかを名前を挙げながら、説明するところがポイントだ。

とは言っても、「いったい、いつそのプレゼンテーションは作るのか?」という疑問が浮かぶだろう。だって、鍋奉行はホワイトボードの前で、大忙しだからだ。これは、経験を積んでくると分かるようになる。2時間の会議ならば、最後の30分、1時間の会議なら最後の15分、あなたはそっとホワイトボードから離れて、事務局席でパソコンに向かう。そして、それまでの議論のまとめを作るのだ。

「内職」プレゼンテーションと呼ぶ通り、このときプレゼンテーションを作っていると思われてはいけない。あくまでも、「今ちょっとパソコンさわってます」という程度がよい。作るプレゼンテーションは、たったの一枚。ホワイトボードに貼られたポストイットを活かし、「ここまで皆さんが出された意見をまとめてみました」と、遠慮がちに表示する。このとき、はじめてプロジェクターの電源を入れるのも、演出として効果的だろう。「えー、いつの間に作っていたの?」とびっくりさせるところに、内職プレゼンテーションの成功要因がある。そうすれば、内容そのものの質とか、各参加者にとってベストのサマリーかというところまで、細かいチェックは入らない。(会議の最初に、偉そうに同じ内容でプレゼンしていたならば、評論家的意見にたたきのめされるコトになるだろう!)

事務局力のすべてに共通するポイントは、「期待値を高めずに、満足を与える」というサービス精神だ。ぜひ、すばらしい「サプライズ!」を提供してほしい。

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