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2009年1月 3日 (土)

事務局力の七つ道具(4): 付箋ワークセッション

【基本ツール】

事務局力の七つ道具(4)
付箋ワークセッション

「進捗報告型」の会議が退屈で、つまらないものであるということに、異論を挟む人はいないだろう。では、盛り上がる会議とは、どんな会議なのだろうか? そのキーワードは、「会議」というネーミングで呼ばれる場を「ワークセッション」という創造的なコラボレーションの場に変えることだ。

・会議は、決まった人だけが発言する。ワークセッションは、誰もが均等に発言する。
・会議は、偉い順に並んで座る。ワークセッションは、誰もが立って動き回る
・会議は、誰もが腕組みをしている。ワークセッションは、誰もが手を動かしている
・会議は、一人ずつコーヒーが出る。ワークセッションには、飲み物と甘いものが山盛り置いてある。

この雰囲気の違いだけでも、ワクワクしてくるだろう。会議は人が動かないが、とにかくワークセッションでは、参加者があちこち動き回る。不思議なもので、動いた方が参加意識が高まる。その動きの源が、「付箋(ポストイット)」だ。

誰もが付箋(スリーエム社のポストイットがあまりにも有名)は知っていると思うが、普段どんな使い方をしているだろうか。ポストイットを発明した、スリーエムのアートフライさんがその用途に気づいたきっかけ(ニュートンのリンゴにあたる話)が、楽譜にはさんだしおりが何度も落ちるのを見たことであるという逸話がある。アートフライさんも、ポストイットが会議をワークセッションに変えてしまう、本質的な革新を生み出すことになるとは、当時まったく想像がつかなかっただろう。

付箋は、大判のもので、できるだけ多くの色を用意しよう。そして参加者全員の席の前に、太字のサインペンと一緒に、倹約せずに一束ずつ置いておこう。アイデアを書いたら、皆の見えるところに貼ってもらおう。そうすると、皆が書いてくれるし、動いてくれる。この書く、動く、がワークセッションの基本である。

できれば事務局力の証として、七色のポストイットと太字ペンがたくさん入った小箱を作ろう。できれば奮発して、ちょっとかっこいい箱を買ってもいい。これが、事務局の「道具箱(ツールキット)」だ。皆が集まってから、道具箱をおもむろに取り出して、付箋とサインペンをさっそうと配ってもいい。

最初は、なかなか付箋に向かってもらえないこともある。発言があったら、それを事務局がサッと付箋に書いて、ホワイトボードに貼る。次は書いてください、とお願いしながら。黙々とたくさん書き始める人もいる。書き込んだ付箋を山積みしている人がいたら、近づき、付箋を取り上げて、「いいですか?」とホワイトボードに貼ってしまう。「説明してください」と言いながら。とにかく、動きを持たせる、継続して。リズム、リズム、リズム。あいの手も、ばっちり入れよう。鍋奉行を思い出して。

付箋の値段は、結構高い。同じ形のノートの5倍以上の値段がする。だからこそ、「いいものあげるんだぞ」、というくらいの気持ちで配る。付箋の色が豊富だと、たくさん出たアイデアが、華やかに壁を飾る。この満足感は、会議の満足感につながる。付箋への投資を惜しまない!

付箋は、アイデア共創ツールである。事務局力を発揮するために、必ず使いこなそう。

* * *

ここまでに、基本ツール四つを紹介した。
事務局力の七つ道具(1): ケア(care)メール
事務局力の七つ道具(2): アガペー(神の愛)モード
事務局力の七つ道具(3): 鍋奉行ホワイトボード
事務局力の七つ道具(4): 付箋ワークセッション

これら四つのツールは、意識すればすぐにできるものばかりである。メールやホワイトボードは、もちろん今でも使っているツールだし、付箋も文房具屋に行けばどこにでも売っている。アガペーモードは、本当に意識するだけである。まずは、これらを使いこなし、あなたが事務局を務めるプロジェクトに対する、参加者の満足度を高めるのだ。

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