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2008年12月31日 (水)

事務局力の七つ道具(1): ケア(care)メール

事務局力を発揮するためには、効果的な立ち位置(ポジショニング)をとることが最も大切だ。そのための手助けとなる、七つ道具を紹介する。基本ツールが四つ、応用ツールが三つある。

どれも、簡単に手に入るものである。と言うよりも、普段から使っているツールの「使い方」に意味を与えることで、七つ道具にするのである。では一つ目から、スタート!

【基本ツール】

事務局力の七つ道具(1)
ケア(care)メール

事務局にとって、メールは何のためのツールなのか?それは、ばらばらで活動している人たちに、イベントに向けてのリズムを作るためだ。メールの最大の特徴は、半リアルタイムであることだ。夜のうちに10人にメールを打っておけば、朝の出勤時にその多くがチェックすることを期待できる。電話でこの芸当をすることは困難だ。つまり事務局にとっては、「いつ、誰に」メールを送るのか、そのタイミングがきわめて重要である。

よく、「メールは朝9時前にチェックして、始業前に返信しよう」という能率向上ノウハウを聞くが、事務局は、そのもう一歩上手を行かなければならない。「朝9時前にチェックして返信をくれるよう、夜のうちにメールしよう」というのが事務局のルールだ。事務局のメールテクニックは、「人が読まないときにチェックし、読んでくれそうなときに備えよ」である。メールチェックの典型的タイミングは、朝始業時、昼食後、そして夕方5時だ。その3回のタイミングに合わせて、戦略的にメールをするのだ。チャンスは一日三回。

成功のポイントは、メールを「ケア(care)」のためのツールと捉えるところだ。ケア(care)とは、もちろん「気遣ってますよ」という意味だ。事務局力を意識的に高めるためには、「ケア(care)リスト」を作る。自分だけのメーリングリストだと考えてほしい。最適なタイミングで、最適な人全員に、ケアメールを送る。これが何より大事だ。打合せの二日前に、全員にアジェンダを「ケアメール」する。打合せが終わったら、欠席した人にケアメール。翌日には、議事録を全員にケアメール。メールをこちらの伝えたいことを一方的に送りつけるためのツールだと考えるのと、ケアメールと捉えるのとでは、事務局力が圧倒的に違ってくる。

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